Budgetverbruik (verplichtingen)

U kunt uitstaande inkoopopdrachten die nog niet zijn verwerkt in de financiële administratie toch meenemen bij de tussentijdse beoordeling van de te halen doelstellingen en de beschikbare bestedingsruimte. U kunt de status van verplichtingen bijwerken vanuit de stamgegevens en vanuit de financiële boeking. U kunt rapportages opvragen van de werkelijke kosten, uitstaande verplichtingen, verwachte verplichtingen, prognose, budget en het verschil tussen beide. Onaangename verrassingen met betrekking tot de hoogte van de nog te ontvangen inkoopfacturen behoren daarmee tot het verleden.

Fiattering verplichtingen

Het aanvraagtraject voor aankoopopdrachten kan ontstaan vanuit verschillende geledingen van de organisatie alsmede het ten uitvoer brengen van de daadwerkelijke opdracht. Om dit proces zorgvuldig te bewaken is het wenselijk om van aanvraag tot definitieve opdracht beslissingsmomenten in te bouwen waarop kan worden ingegrepen. De fiattering is gekoppeld aan de standaard toegangsbeveiliging binnen AccountView en verder uitgebreid met geautoriseerde bedragen waarvoor een medewerker gerechtigd is om te fiatteren. Hiertoe is het gehele proces onderverdeeld in de fasen interne aanvraag, acquisitie, definitieve opdracht, bevestiging ontvangen, financieel verwerkt.

Acquisitie op verplichtingen

U wilt voor het verstrekken van een opdracht aanbiedingen kunnen vergelijken om de juiste leverancier te selecteren. De stamgegevens van iedere aanbieding vormen de basis voor de uiteindelijk te plaatsen opdracht, zodat de gegevens slechts eenmaal ingevoerd hoeven te worden.

Activiteiten en verplichtingen

Om het selectieproces van leveranciers te ondersteunen is het relatiebeheersysteem van AccountView aangepast om alle activiteiten te kunnen koppelen aan een uitstaande verplichting in het algemeen of aan een specifieke uitstaande aanvraag. Op deze wijze komt een volledig beeld van alle doorlopen activiteiten en gemaakte afspraken gedurende het acquisitietraject.

Pro forma mutaties

Naast het daadwerkelijk vastleggen en bewaken van een openstaande verplichting in combinatie met ingekomen facturen is de integratie met de budgettering en de financiële administratie een veel voorkomende wens waarbij de verplichting ook daadwerkelijk wordt vastgelegd in de financiële administratie. De integratie met de faciliteit van verslagen kan daarbij worden ingezet zodat men in staat is om eigen financiële rapporten samen te stellen ook op basis van de verdichtingcodes in de vorm van rubrieken.